Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

Amaç ve Kapsam

Bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Hubvogal Danışmanlık ve Bilişim Ltd. Şti. (“Hubvogal” veya “Şirket”) tarafından işletilen Bayiseç B2B toptan sipariş platformu (“Platform”) bünyesinde işlenen kişisel verilerin saklanmasına ve mevzuatta öngörülen sürelerin dolması veya işleme amacının ortadan kalkması halinde imha edilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemek amacıyla hazırlanmıştır. Politika, 6698 sayılı KVKK ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri esas alınarak oluşturulmuştur. Politika, Şirket bünyesinde işlenen tüm kişisel verileri (Platform üyeleri, cari hesap başvuru sahipleri, alt kullanıcılar ve Şirket personeli dahil) kapsar ve Şirket’in KVKK Aydınlatma Metni ile Gizlilik ve Güvenlik Politikası’nın tamamlayıcısı niteliğindedir. Saklama ve imha süreçlerine ilişkin bu Politika’da yer alan ilkeler, kişisel verilerin elde edildiği kanaldan (Platform, e-posta, matbu evrak gibi) bağımsız olarak uygulanır. Şirket, Politika’yı hazırlarken kişisel verilerin işlenme amaçlarıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesini gözetmiş; yalnızca hukuken gerekli olan sürelerin belirlenmesine özen göstermiştir.

Tanımlar

Kayıt Ortamları

Kişisel veriler; Platform’un veri tabanında, uygulama sunucularında, düzenli olarak alınan yedek (backup) ortamlarında, kurumsal e-posta sistemlerinde ve başvuru sürecinde elde edilen matbu evrakta (ıslak imzalı belgeler) muhafaza edilmektedir. Elektronik ortamdaki kayıt ortamlarına erişim, rol tabanlı yetkilendirme ile sınırlandırılmakta; matbu evrak ise kilitli dolap veya arşiv odası gibi fiziksel olarak erişimi kısıtlanmış alanlarda saklanmaktadır. Şirket, hangi veri kategorisinin hangi kayıt ortamında tutulduğunu iç envanterinde belgeler ve bu envanteri düzenli olarak günceller; böylece saklama sürelerinin ve imha yükümlülüklerinin doğru şekilde takip edilmesi sağlanır. Bu envanter, aynı zamanda KVKK kapsamındaki hesap verebilirlik ilkesinin bir gereği olarak, gerektiğinde Kurul’a veya ilgili kişilere sunulabilecek şekilde güncel tutulur.

Saklamayı Gerektiren Hukuki ve Ticari Sebepler

Kişisel veriler; 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6698 sayılı KVKK, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve 5651 sayılı Kanun başta olmak üzere ilgili mevzuatta öngörülen saklama yükümlülükleri ile sözleşmenin ifası, hakkın tesisi/korunması ve Şirket’in meşru menfaatleri kapsamındaki ispat yükümlülükleri nedeniyle saklanmaktadır. Bu sebepler; olası bir hukuki uyuşmazlıkta delil teşkil etme, denetim ve vergi incelemelerine hazır bulunma, ticari ilişkinin devamı süresince tarafların hak ve yükümlülüklerinin belgelenmesi gibi meşru amaçları da kapsar.

İmhayı Gerektiren Sebepler

İşlenmesine dayanak teşkil eden mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası, işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, sözleşmenin hiç kurulmamış olması, ilgili kişinin talebi üzerine silme/yok etme/anonim hale getirme işlemine karar verilmesi ve Şirket’in ilgili kişisel verileri işlemek için hukuki dayanağının bulunmaması hallerinde kişisel veriler bu Politika’da öngörülen yöntemlerle imha edilir. Bu değerlendirme, her bir veri kategorisi ve saklama amacı için ayrı ayrı yapılır; aynı kişiye ait farklı veri kategorileri, farklı saklama sürelerine ve dolayısıyla farklı imha tarihlerine tabi olabilir.

Saklama Süreleri

Yukarıdaki süreler, ilgili mevzuatta değişiklik olması halinde güncellenir; birden fazla saklama süresinin uygulanabildiği veriler bakımından en uzun süre esas alınır. Saklama süresinin başlangıcı, aksi belirtilmedikçe, ilgili kaydın oluşturulduğu veya ilişkinin sona erdiği tarih esas alınarak hesaplanır; sürekli nitelikteki ilişkilerde (örneğin devam eden bir cari hesap) süre, ilişkinin sona ermesinden itibaren işlemeye başlar.

İmha Yöntemleri

Elektronik ortamda tutulan kişisel veriler, veri tabanı üzerinden ilgili kaydın kalıcı olarak silinmesi suretiyle imha edilir. Uygulama sunucusunda tutulan dosya niteliğindeki belgeler (yüklenen evraklar), dosya sisteminden güvenli silme yöntemleriyle kaldırılır. Yedek ortamlarındaki veriler, izleyen ilk yedekleme/imha turunda ana sistemdeki imha ile eş zamanlı olarak silinir. Matbu evrak niteliğindeki belgeler, kağıt öğütücü ile geri döndürülemez şekilde imha edilir. İstatistiksel değerlendirme amacıyla saklanması gereken veriler ise anonim hale getirilerek kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde tutulur. İmha işlemleri, yetkilendirilmiş personel tarafından ve Şirket’in belirlediği iç prosedüre uygun şekilde gerçekleştirilir; imha edilen kayıtların türü, tarihi ve gerekçesi ayrı bir imha kaydında tutulur.

Anonimleştirme Yöntemleri

Anonim hale getirme işlemi; kişisel verinin doğrudan veya dolaylı olarak kimliği belirli bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmesini engelleyecek şekilde, maskeleme, toplulaştırma, veri türetme veya veri karma (bulanıklaştırma) gibi tekniklerden biri veya birkaçı kullanılarak yapılır. Anonim hale getirilen veriler, istatistiksel analiz ve raporlama gibi amaçlarla süresiz olarak kullanılabilir; zira bu veriler artık KVKK kapsamında kişisel veri sayılmaz.

Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme Kararının Verilmesi

Hangi kişisel verinin hangi yöntemle imha edileceğine ilişkin karar, verinin niteliği, saklandığı ortam, saklama süresinin dolup dolmadığı ve imha edilmesi halinde Şirket’in yasal yükümlülüklerini yerine getirip getiremeyeceği hususları birlikte değerlendirilerek verilir. Aynı kişiye ait birden fazla kayıt söz konusu olduğunda, her kaydın saklama gerekçesi ayrı ayrı değerlendirilir ve yalnızca saklama süresi dolmuş veya saklanmasını gerektiren sebep ortadan kalkmış kayıtlar imha edilir.

Periyodik İmha

Saklama süresi dolan kişisel veriler, ilgili kişinin talebi beklenmeksizin, her yıl Haziran ve Aralık aylarında olmak üzere 6 ayı geçmeyen aralıklarla gerçekleştirilen periyodik imha süreciyle silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Periyodik imha, bu Politika’da belirlenen sorumlular tarafından yürütülür ve imha işlemlerine ilişkin kayıtlar 3 yıl süreyle tutulur.

Görev ve Sorumluluklar

Bu Politika’nın uygulanmasından; Şirket’in yönetim organı nezdinde belirlenen veri sorumlusu temsilcisi, bilgi işlem/sistem yönetiminden sorumlu birim yetkilisi ve ilgili operasyon birimi yöneticileri sorumludur. Politika’nın güncel tutulması, periyodik imha sürecinin işletilmesi ve ilgili birim personelinin bilgilendirilmesi bu sorumlular tarafından koordine edilir. İlgili birim yetkilileri, kendi sorumluluk alanlarındaki kayıt ortamlarında saklama sürelerinin doğru uygulanmasından ve süresi dolan verilerin periyodik imha sürecine dahil edilmesinden sorumludur.

İlgili Kişinin Talebi Üzerine Silme/Yok Etme

İlgili kişi, KVKK m.11 kapsamında Veri Sorumlusuna Başvuru Formu’nda açıklanan usule uygun şekilde başvurarak, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir. Şirket, böyle bir talebi aldığında, verinin saklanmasını gerektiren yasal bir yükümlülük veya sözleşmesel bir zorunluluk bulunup bulunmadığını değerlendirir; hukuki dayanak bulunmadığı sonucuna varırsa, talebi en geç 30 gün içinde sonuçlandırır ve talep sahibine bilgi verir.

Politikanın Güncellenmesi

Şirket, mevzuatta meydana gelebilecek değişiklikler doğrultusunda bu Politika’yı güncelleyebilir. Güncel metin Platform üzerinde yayımlanır ve yayım tarihinden itibaren geçerli olur.

İletişim

Bu Politika ile ilgili sorularınız için bayisec@hubvogal.com adresinden veya [KEP Adresi] kayıtlı elektronik posta adresinden Gaziantep’teki merkezimize ulaşabilirsiniz.

Yürürlük tarihi: 7 Ağustos 2026

KVKK Aydınlatma Metni Gizlilik ve Güvenlik Politikası Üyelik Sözleşmesi Çerez Politikası Veri Sorumlusuna Başvuru Formu Giriş Yap Çerez Tercihleri