KVKK Aydınlatma Metni

Giriş

Bayiseç, Hubvogal Danışmanlık ve Bilişim Ltd. Şti. (“Hubvogal” veya “Şirket”) tarafından işletilen bir B2B toptan sipariş platformudur (“Platform”). İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) m.10 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla; Platform’a bayilik/üyelik başvurusunda bulunan, cari hesap talep eden, alt kullanıcı olarak tanımlanan veya Platform’u herhangi bir şekilde kullanan gerçek kişilerin kişisel verilerinin hangi amaçlarla, hangi hukuki sebeplere dayanılarak işlendiğini ve haklarınızı ne şekilde kullanabileceğinizi açıklamaktadır.

Veri Sorumlusunun Kimliği

KVKK m.10 uyarınca, işbu Aydınlatma Metni kapsamında açıklanan kişisel veriler bakımından veri sorumlusu; unvanı Hubvogal Danışmanlık ve Bilişim Ltd. Şti., merkez adresi İç Kapı Başpınar (Organize) OSB Mah., O.S.B 2. Bölge 83235 Nolu Cd. No: 8 İç Kapı No: 13, 27620 Şehitkamil/Gaziantep olan şirkettir (“Şirket”). Şirket’e (0216) 606 38 62 numaralı telefondan, bayisec@hubvogal.com e-posta adresinden veya [KEP Adresi] kayıtlı elektronik posta adresinden ulaşabilirsiniz. Şirket’in ticaret sicil numarası [Ticaret Sicil No], MERSİS numarası [MERSİS No], bağlı bulunduğu vergi dairesi [Vergi Dairesi] ve vergi kimlik numarası [Vergi Kimlik No]’dur; Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) kaydına ilişkin bilgiler [VERBİS Kayıt No] ile ilişkilidir ve mevzuatta öngörülen kayıt yükümlülükleri tamamlandıkça bu metne yansıtılır.

İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Platform üzerinden bayilik başvurusu yapan, cari hesap talep eden veya Platform’u kullanan gerçek kişilere ait aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenmektedir:

Bu veriler doğrudan ilgili kişiden veya ilgili kişinin bağlı bulunduğu firma yetkilisinden temin edilir. Firma adına hareket eden yetkili kişinin, firma çalışanları veya alt kullanıcılar adına verdiği bilgilerin doğruluğundan ve bu kişileri bilgilendirmiş olmaktan firma yetkilisi sorumludur.

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel veriler; bayilik/üyelik başvurularının değerlendirilmesi ve onaylanması, Platform üzerinden markalar nezdinde cari hesap açılması sürecinin yürütülmesi, sipariş, teslimat ve lojistik süreçlerinin koordinasyonu, faturalandırma ve muhasebe kayıtlarının tutulması, Platform’un güvenliğinin ve sürekliliğinin sağlanması, kullanıcı destek taleplerinin karşılanması, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin cevaplandırılması, Platform’un işleyişinin izlenmesi, hatalı veya kötüye kullanımın tespit edilmesi ve istatistiksel raporlama yapılabilmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz; KVKK m.5/2-(a) bendi kapsamında kanunlarda açıkça öngörülmesi, m.5/2-(c) bendi kapsamında bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması, m.5/2-(ç) bendi kapsamında Şirket’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi, m.5/2-(e) bendi kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve m.5/2-(f) bendi kapsamında Şirket’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir. Bu sebeplerin yeterli olmadığı istisnai işleme faaliyetleri bakımından ayrıca açık rızanız temin edilir.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Platform, kural olarak KVKK m.6 kapsamındaki özel nitelikli kişisel verileri (sağlık verisi, ceza mahkûmiyeti, biyometrik veri, din, etnik köken gibi) talep etmemektedir. Ancak başvuru sürecinde yüklenen imza sirküleri veya kimlik fotokopisi gibi belgelerde, belgenin doğası gereği istem dışı olarak din hanesi, kan grubu gibi özel nitelikli veriler yer alabilmektedir. Şirket, bu tür verilerin işlenmesini asgariye indirmeyi hedefler; mümkün olan hallerde ilgili alanların karartılmasını önerir ve bu verileri belgenin doğrulanması amacı dışında ayrıca işlemez. 7499 sayılı Kanun ile değişik KVKK m.6 uyarınca ve 1 Haziran 2024 tarihinden itibaren yürürlükte olan rejime göre özel nitelikli kişisel veriler, açık rıza veya kanunda sayılan istisnai hallerde (kanunlarda açıkça öngörülme, kamu sağlığının korunması, taraf olunan sözleşme kapsamında zorunluluk gibi) işlenebilir; Platform bu tür verileri istisnai ve istem dışı biçimde elde etmesi halinde dahi aynı ilke ve tedbirleri uygular.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz; Platform üzerinden cari hesap talebinde bulunduğunuz markalar/üretici firmalar ile, sipariş ve teslimat süreçlerinin yürütülmesi amacıyla lojistik ve kargo firmalarıyla, faturalandırma ve mali mevzuat gerekleri kapsamında muhasebe/mali müşavirlik hizmeti sunan taraflarla, Platform’un teknik altyapısını sağlayan barındırma (hosting) hizmet sağlayıcılarıyla, gerektiğinde hukuki danışmanlık hizmeti alınan taraflarla ve KVKK m.8’de öngörülen şartlar dahilinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşılabilmektedir. Aktarımlar, her durumda amaçla sınırlı ve orantılı şekilde gerçekleştirilir; Şirket, aktarım yapılan taraflarla verilerin güvenliğini teminat altına alan sözleşmesel düzenlemeler yapmaya özen gösterir.

Yurt Dışına Aktarım

7499 sayılı Kanun ile değişik KVKK m.9 uyarınca ve 1 Haziran 2024 tarihinden itibaren yürürlükte olan rejime göre kişisel verileriniz; öncelikle Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından yeterlilik kararı verilmiş ülkelere aktarılabilir. Yeterlilik kararı bulunmayan ülkelere aktarım ise, uygun güvencelerin sağlanması kaydıyla mümkündür; bu kapsamda taraflar arasında Kurul’un belirlediği standart sözleşmenin imzalanması ve imza tarihinden itibaren beş iş günü içinde Kurul’a bildirilmesi, bağlayıcı şirket kurallarının Kurul onayına sunulması, Kurul’dan izin alınmış taahhütname düzenlenmesi veya Türkiye’nin taraf olduğu uluslararası bir sözleşme hükmü uygulanabilir. Bu yollardan hiçbirinin mümkün olmadığı arızi hallerde, KVKK m.9/6’da sayılan şartların (açık rızanız dahil) varlığı halinde aktarım gerçekleştirilebilir. Platform sayfalarında kullanılan Google Fonts (fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com) ile cdnjs.cloudflare.com/cdn.jsdelivr.net üzerinden yüklenen yazı tipi ve JavaScript kütüphaneleri nedeniyle, bu kaynaklara erişim sırasında IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz ilgili sağlayıcılara iletilebilir; bu sağlayıcılar yurt dışında bulunabilir ve söz konusu aktarım da yukarıdaki m.9 rejimine tabidir.

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; Platform’a üyelik/başvuru formlarının doldurulması, belge yüklenmesi, sipariş verilmesi, destek talebi oluşturulması gibi elektronik kanallar üzerinden, otomatik veya kısmen otomatik yollarla ve yukarıda açıklanan hukuki sebeplere dayanılarak toplanmaktadır. Ayrıca, Platform’a erişim ve kullanım sırasında sunucu kayıtları ve çerezler aracılığıyla teknik veriler de otomatik olarak kaydedilebilir.

Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen sürelerle sınırlı olarak saklanır. Somut saklama süreleri aşağıdaki gibidir:

Sürenin dolması veya işleme amacının ortadan kalkması halinde kişisel verileriniz, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde ve periyodik imha dönemlerinde (6 ayı geçmeyen aralıklarla) silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Veri Güvenliği

Şirket, KVKK m.12 uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek ile verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır. Bu tedbirlere ilişkin ayrıntılı bilgiye Gizlilik ve Güvenlik Politikası’ndan ulaşabilirsiniz.

Veri İhlali Bildirimi

İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Şirket bu durumu en kısa sürede ilgili kişiye ve Kurul’a bildirir; Kurul’a yapılacak bildirim, KVKK m.12/5 ve Kurul kararı uyarınca öğrenilme tarihinden itibaren 72 saat içinde gerçekleştirilir.

İlgili Kişinin Hakları

KVKK m.11 uyarınca Şirket’e başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

Başvuru Yolu ve Usulü

Yukarıda sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirtilen usule uygun şekilde; ıslak imzalı yazılı başvuru ile Şirket’in yukarıdaki adresine, [KEP Adresi] kayıtlı elektronik posta adresine güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da Platform’a kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden bayisec@hubvogal.com adresine ileterek kullanabilirsiniz. Şirket, başvurunuzu niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kurul’un belirlediği tarifedeki ücret talep edilebilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul’a şikayette bulunabilirsiniz.

Aydınlatma Metnindeki Değişiklikler

Şirket, mevzuatta meydana gelebilecek değişiklikler veya Platform’un işleyişindeki güncellemeler doğrultusunda işbu Aydınlatma Metni’ni güncelleyebilir. Güncel metin Platform üzerinde yayımlanır ve yayım tarihinden itibaren geçerli olur.

Yürürlük tarihi: 7 Ağustos 2026

Gizlilik ve Güvenlik Politikası Üyelik Sözleşmesi Çerez Politikası Saklama ve İmha Politikası Veri Sorumlusuna Başvuru Formu Giriş Yap Çerez Tercihleri